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Formation de 3 jours pour dirigeants, cadres et responsables de projets d’archivage électronique

Méthodologie d'un projet de dématérialisation et d’archivage électronique, application à la conservation des e-mails

Comment réussir un projet en matière d’archivage électronique et de dématérialisation.
Application à la gestion et à la conservation des e-mails

Objectifs de la formation

• apporter aux participants les informations essentielles pour aborder l’archivage numérique et ses solutions
• présenter les techniques de sécurisation des données et les notions de preuves électroniques
• identifier les risque d’un projet d’archivage ou de dématérialisation
• aborder les enjeux juridiques d’un projet de dématérialisation et le droit des e-mails
• présenter les étapes clés et les bonnes pratiques des projets d’archivage, y compris les aspects contractuels et l’établissement d’un cahier des charges pour un système d’archivage électronique
• présenter les étapes clés et les bonnes pratiques d’un projet de conservation des e-mails
• mettre en lumière les contraintes techniques, économiques et juridiques qui portent sur les différents types d’archivage

A qui s’adresse la formation?

• aux chefs de projets d’archivage électronique des entreprises et des administrations, aux responsables de la sécurité, aux responsables informatiques, aux chefs de projet de conformité, aux juristes d’entreprise, aux archivistes et documentalistes, aux directeurs financiers, aux Risk Managers et aux directions métiers
• aux fournisseurs de matériels et logiciels désirant former leurs propres équipes de vente et d'avant-vente

Contenu de la formation

• PREMIER JOUR
  1. Problématiques d’un projet de dématérialisation et d’archivage électronique
     • Dématérialisation et archivage électronique
     • Rupture du document numérique avec son support
     • Prise en compte de l’ILM (information life cycle management)
  2. Contraintes liées à la dématérialisation
     • Contraintes techniques
     • Contraintes sécuritaires
     • Contrainte organisationnelle
     • Normes applicables
  3. Solutions génériques
     • Méthodes de gestion de l’information
     • Gestion d’un projet d’archivage et politique d’archivage
     • Infrastructures, plates-formes
     • Comment choisir selon la méthode du risque résiduel ?
  4. Présentation des « tiers de confiance »
     • Définition et grands principes, la loi belge du 15 mai 2007
     • Organisation : notion d’autorité, d’opérateur, …
     • Les acteurs pour la dématérialisation (certificateurs, horodateurs, archiveurs, …)
  5. Economie d’un projet d’archivage électronique
     • Approches classiques
     • Le ROI
     • Nouvelle approche
  6. Le management des risques à l’épreuve de l’évolution de l’économie numérique
     • Des architectures fermées aux architectures ouvertes
     • Du calcul probabiliste des causes à l’approche déterministe de hiérarchisation des impacts
     • D’une approche sauvegarde des données au cycle de vie des informations
     • D’une responsabilité pour faute à un défaut de conformité à la norme
     • D’une quantification des pertes assise sur le matériel à une sinistralité immatérielle
  7. Identifier les risques (éventualités et conséquences)
     • Méthodologiques, liés au projet
     • Techniques (perte d’information)
     • Environnementaux (destruction totale ou partielle)
     • Sécuritaires (confidentialité, intégrité, …)
     • Juridiques (document non recevable)
• DEUXIEME JOUR
  1. Le droit et l’archive électronique
     • L’archivage « légal » n’existe pas, écrit numérique et écrit papier
     • Tout peut être dématérialisé
     • Prise en compte de la signature électronique
  2. Les enjeux juridiques d’un projet de dématérialisation
     • Valeur probante d’un document dématérialisé
     • Respect des réglementations
     • Comment faire pour gérer les données numériques de façon juridiquement « sécure » ?
  3. Les contrats en matière d’archivage électronique
     • Plan type de contrat d’externalisation
     • Les sanctions contractuelles
     • La réversibilité et autres clauses diverses
     • La convention de services ou SLA
  4. Bonne maîtrise des flux à valeur probante
     • Normes (ISO 15489, ISO 14721 modèle OAIS, ISO27001)
     • Les méta-données : DTD/EAD, Dublin Core Metadata, etc.
     • Type et format des preuves électroniques, notion d’AGP (Autorité de Gestion de Preuve)
  5. Rôles de la politique d’archivage, notion d’Autorité d’Archivage (AA).
     Apporter devant le juge la preuve de la fiabilité du procédé mis en œuvre pour le service d’archivage électronique auquel s’ajoute le détail des :
     • Prestations fournies : niveaux de service, type d'archivage (courant / intermédiaire / définitif),…
     • Obligations pesant sur les intervenants
     • Fonctionnalités mises en œuvre au sein du service d'archivage
     • Principes de sécurité à respecter
     • Suivi des évolutions
  6. Cahier des charges pour un système d’archivage électronique
     • Présentation des principaux postes : situation présente, objectifs recherchés, périmètre concerné
     • Exigences minimales et particulières du système
     • Procédure pour la réponse
     • Base du cadre contractuel avec le prestataire
  7. Autres documents méthodologiques
     • Déclaration des pratiques d’archivage, comment l'AA s'organise pour répondre aux objectifs et engagements de la PA
     • Procédures opérationnelles
     • Grille d’audit, outil d'aide aux contrôleurs destiné à vérifier la conformité d'un service d’archivage aux exigences de la politique d'archivage
  8. Etude de cas pratiques
• TROISIEME JOUR : Introduction générale des e-mails, définition et caractéristiques de base, limites de l’usage de l’e-mail au profit d’autres outils de communication, utilisation de l’e-mail sécurisé (chiffrement, signature électronique)
  1. Le besoin
     • Evolution gigantesque des besoins de stockage
     • Retrouver rapidement l’information
     • Répondre à différents problèmes : technique, économique, légal et réglementaire, sectoriel.
  2. Aspect juridique des e-mails
     • Quelle valeur juridique pour les e-mails (distinction entre correspondance et fichier) ?
     • Contrôle de l’usage des e-mails : contraintes réglementaires en France, protection des données à caractère personnel (CPVP, commission de protection de la vie privée), règles « métiers » (importance d’une charte d’entreprise quant au bon usage des e-mails)
     • Contractualisation en ligne grâce aux e-mails (contraintes associées)
     • Contraintes de conservation des e-mails
  3. Normes applicables
     • Rappel sur les standards pour l’archivage électronique
     • Application au mail, HTML comme format pivot pour une meilleure pérennité
  4. Méthodologie et solutions
     • Mettre en œuvre obligatoirement une politique d'archivage
     • Grandes familles de solutions : totalement manuel, automatique, mixte
     • Détail des fonctionnalités requises (interrogation (niveau d’indexation), destruction, dédoublement, hiérarchisation, définition des droits et autres habilitations,…)
  5. Les offres du marché
     • Solutions matérielles et logicielles (exemple d’architecture)
     • Solution de tiers archivage (statut, garantie, aspects fonctionnels, accords contractuels)
  6. Aspect économique de la conservation des mails, notion de ROI
     • Aspect technique, gain en volume stocké
     • Aspects légal et réglementaire, respect de la conformité
     • Efficacité interne, meilleur accès à l’information
  7. Autres technologies
     • Messagerie instantanée
     • Messages issus de périphériques mobiles

Ce qu’il faut savoir d’un point de vue pratique

le nombre de participants à chaque session est volontairement limité à 12

Formateurs :  Marie Demoulin, Jean-Louis Pascon et Jean-Marc Rietsch

Marie Demoulin

• Chercheuse au CRID (Centre de Recherches Informatique et Droit) de l’Université de Namur (FUNDP) depuis 2000
• Assistante en droit (droit des contrats, responsabilité civile et droit du commerce électronique) à l’Université de Namur (FUNDP) depuis 2002
• Directrice de l’unité ‘Commerce électronique’ du CRID de 2007 à 2009
• Licenciée en droit et Doctorante en droit (sujet de thèse : le formalisme électronique)
• Collaboration à divers projets de recherche dans le domaine du commerce électronique, notamment à la rédaction de la loi du 11 mars 2003 sur les services de la société de l’information et à l’élaboration d’un projet de cadre juridique pour les tiers de confiance en Belgique

Jean-Louis Pascon

• Ingénieur diplômé de l'Ecole Nationale Supérieure de Chimie et Physique de Bordeaux,
• possède plus de 20 ans d’expérience en gestion électronique de documents en tant que chef de projets, expert et auditeur. Il est aujourd'hui consultant senior au sein du cabinet Hénon Conseil et a réalisé des missions de conseil pour la définition et la mise en œuvre de projets de dématérialisation pour la SNCF, la Banque Postale, Transpole (filiale du groupe Kéolis), la banque de Polynésie, le Conseil Général de La Réunion, les Archives départementales de Vendée, le Crédit Coopératif, etc.
• Ses domaines d’expertise sont la dématérialisation des processus, la normalisation, l’archivage numérique, les formats de fichiers pour l'archivage et les métadonnées.
• membre de l'AIIM (Association for Image and Information Management) et chargé de cours à l'université de Grenoble.

Jean-Marc Rietsch

• Membre fondateur et actuel Président de FEDISA International
• Ingénieur Civil des Mines, JM Rietsch débute sa carrière professionnelle par le développement logiciel et l'offre de services pour les PME-PMI.
• En 1993, il oriente sa carrière vers la sécurité et plus particulièrement la sauvegarde des données informatiques et dépose un brevet sur le sujet.
• En 2001, il participe au lancement du premier tiers archiveur en France.
• En 2003 il développe l’un des premiers services d’horodatage au sein de la société Certeurope.
• Il travaille depuis plusieurs années à la mise en place d’un nouveau service de confiance, l’autorité de gestion de preuve, dont l’objectif est de vérifier la validité d’une signature électronique portée sur un document destiné à être archivé. Ce projet est aujourd’hui porté par l’Imprimerie Nationale.
• A l’origine du premier BADGE (Bilan d’aptitude délivré par les Grandes Ecoles) en collaboration avec l’Ecole des Mines de Paris, sur le thème « Management de la dématérialisation et de l’archivage électronique »
• Instigateur et co-auteur de nombreux livre blancs sur la dématérialisation

Formation en entreprise : Informations pratiques

Durée de la formation : trois jours

Contenu de la formation : le contenu standard de la formation peut être adapté "sur mesure" compte tenu de votre situation et des vos attentes. Dans ce cas, un contact préalable avec le formateur permettra de finaliser le contenu.

Nombre de participants : à partir de 2 participants sans dépasser idéalement 10 participants pour garantir l'interactivité.

Prix : groupe de 2 à 5 personnes : 5670 € (+21% TVA)
        groupe de 6 à 12 personnes : 6480 € (+21% TVA)
        Possibilité de subsides (jusqu’à 50%) en Région Bruxelloise et en Région Flamande

Option complémentaire: suivi et/ou coaching personnalisé en fonction des besoins de l'entreprise

Personne de contact : Marita Guilmot-Lennertz - forum@esap.be - Tel 02/771.43.13

Téléchargez l'annonce détaillée et le formulaire d'inscription (format pdf) (format word)

Possibilité de formation "à la carte" (nous contacter) (tel : 02/771.43.13)